SOP pustaka

STANDAR OPERATING PROCEDURE  (SOP)

                                                 LAYANAN  PERPUSTAKAAN

1.        Dasar Hukum

1.1.   Undang-Undang No 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan                         

1.2.   SK Mendiknas Tahun 2002 tentang Perpustakaan

1.3.   Undang – undang RI No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik

1.4. Peraturan  Menteri Negara Pendayagunaan   Paraturan   Negara dan Reformasi Birokrasi No. 36 Tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis Penyusunan da Penerapan Standar  Pelayanan .

1.5. Peraturan  Menteri Negara Pendayagunaan   Paraturan   Negara dan Reformasi Birokrasi No. 38 Tahun 2012 tentang Pedoman Penilaian Kinerja Unit  Pelayanan Publik

2.      PERSYARATAN:

JENIS PELAYANAN	PERSYARATAN
1.     Layanan Pembuatan KTA.& KTA online	-    Foto copy KTP & mengisi formulir -    Foto Copy KSK Surabaya dan Surat Keterangan dari Sekolah (Bagi pelajar). -    Bagi Penduduk luar Kota Foto Copy KTK/KSK & uang jaminan uang Rp. 100.000
2.     Layanan Sirkulasi (Peminjaman dan Pengembalian) Buku	Menunjukan KTP
3.     Layanan baca Mobil Perpustakaan Keliling	Mengajukan surat permohonan ke Barpus
4.     Layanan Paket	Mengajukan surat permohonan ke Barpus
5.     Layanan TBM Balai RW/ Rusun /Linposos/Kecamatan/Kelurahan / Puskesmas/rumah sakit	Mengajukan surat permohonan melalui Musrenbang
6.     Layanan Kid Smart IBM	-
7.     Layanan baca mobil perpustakaan eliling di taman prestasi, bungkul dan mundu	Mengisi buku pengunjung dan baca ditempat
8.    Layanan perpustakaan di taman ekspresi, taman flora dan balai pemuda	Mengisi buku pengunjung dan baca di tempat
9.     Layanan baca tuna netra	Mampu mengoperasikan komputer
10. Website: digital library Surabaya.go.id	Mampu mengoperasikan dan internet
11.Wifi-Zone	-       Mengisi buku pengunjung -       Membawa laptop
12   Layanan internet gratis	Mengisi buku pengunjung dengan durasi   pengguna 30 menit s/d 1 Jam
13.Digital Library	Mengisi buku pengunjung
14.Audio Visual	Permohonan wisata buku / kunjungan perpustakaan
15.Katalog online	Mengisi buku pengunjung dengan durasi   pengguna 30 menit s/d 1 Jam
16.Layanan Perpustakaan di Balai Pemuda	- Mengisi buku pengunjung dan baca di     tempat - penggunaan   Komputer/internet gratis yang bias mengoperasikan computer
17Layanan Informasi dan Pengaduan Masyarakat	- Menghadap langsung - Kotak saran - Internet - Buku Pengaduan
18. SMS Center

3. DEFINISI

3.1.    Perpustakaan adalah  Institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak dan / atau karya rekam secara professional system yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitihan, pelestarian, informasi dan rekreasi para pustaka termasuk di dalamnya taman bacaan dan sudut baca.

3.2    TBM adalah Taman Bacaan Masyarakat  suatu tempat yang mengelola bahan kepustakaan yang dibutuhkan oleh masyarakat sebagai tempat penyelenggaraan program pembinaan kemampuan membaca dan belajar serta sebagai tempat untuk mendapatkan informasi bagi masyarakat yang memiliki koleksi di atas 300  sampai dengan 1000  judul buku bahan pustaka atau sekitar 2000 sampai 3000  eksemplar.

3.3.     Perpustakaan Daerah adalah  Perpustakaan yang dimiliki oleh Pemerintah Daerah.

3.4     Perpustakaan Umum adalah    Perpustakaan yang diperuntukan bagi masyarakat luas sebagai sarana pembelajaran sepanjang hayat tanpa membedakan umur, jenis kelamin, suku, ras, agama dan status social ekonomi.

3.5.    Perpustakaan Sekolah / madrasah adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh satuan pendidikan yang layanannya yang berkepentingan dengan satuan pendidikan yang bersangkutan.

3.6.     Pelayanan Sirkulasi       adalah Pelayanan dimana buku koleksi buku dapat dipinjam / dibawa pulang sesuai dengan aturan yang berlaku

3.7.     Pelayanan Referensi     adalah Pelayanan koleksi rujukan, koleksi hanya sebatas dibaca di tempat / di fotocopy dan tidak boleh dipinjam / dibawa pulang

3.8.     Pelayanan Koleksi Tandon adalah Pelayanan koleksi cadangan / khusus yang hanya bisa dibaca ditempat / difotocopy dan tidak boleh dipinjam / dibawa pulang

3.9.      Pelayanan Koleksi Anak-Anak adalah  Layanan penyediaan bacaan anak-anak yang dapat dipinjam / dibawa pulang sesuai dengan aturan yang berlaku

3.10.   Pelayanan Internet adalah Layanan penelusuran informasi melalui media Internet

3.11.   Pelayanan Paket adalah  Layanan dalam bentuk mengirimkan koleksi ke LSM / Organisasi Sosial (seperti Rumah Singgah, Panti Asuhan, RT/RW, Karang Taruna, Pondok Pesantren, dll) tertentu secara bergiliran dan pergantian koleksi secara rutin.

3.12.   Pelayanan Mobil Keliling adalah  Layanan informasi menggunakan mobil keliling yang membawa koleksi buku  ke daerah tertentu untuk melayani pengguna jasa (seperti tempat sekolah baik negeri/swasta, tempat umum, dll) yang lokasinya jauh dari Perpustakaan Umum .

3.13.   Pelayanan  Publik   adalah   kegiatan   atau   rangkaian    kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bagi setiap warga Negara/ penduduk atas barang, jasa dan pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan public

3.14.   Penyelenggara pelayanan publik yang selanjutnya disebut penyelenggara adalah setiap institusi penyelenggara negara, korporasi, lembaga independen yang  dibentuk berdasarkan  Undang-Undang untuk kegiatan pelayanan publik, dan badan hukum lain yang dibentuk semata-mata untuk kegiatan pelayanan publik.

3.15.   Organisasi penyelenggara pelayanan publik yang selanjutnya disebut Organisasi Penyelenggara adalah satuan kerja penyelenggara pelayanan publik yang berada di lingkungan institusi penyelenggara negara, korporasi, lembaga independen yang dibentuk berdasarkan Undang-Undang untuk kegiatan pelayanan publik, dan badan hukum lain yang dibentuk semata-mata untuk kegiatan pelayanan publik.

3.16.   Standar pelayanan adalah tolok ukur yang dipergunakan sebagai pedoman penyelenggaraan pelayanan dan acuan penilaian kualitas pelayanan sebagai kewajiban dan janji Penyelenggara kepada masyarakat dalam rangka pelayanan yang berkualitas, cepat,mudah, terjangkau, dan terukur.

     3.17.   Maklumat pelayanan adalah pernyataan tertulis yang berisi keseluruhan rincian kewajiban dan janji yang terdapat dalam Standar pelayanan

     3.18.   Pihak terkait  adalah pihak yang dianggap kompeten dalam memberikan masukan terhadap penyusunan Standar pelayanan

    3.19.    Pelaksana pelayanan publik yang selanjutnya disebut pelaksana adalah pejabat, pegawai, petugas, dan setiap orang yang bekerja di dalam organisasi penyelenggara yang bertugas melaksanakan tindakan atau serangkaian tindakan pelayanan publik.

4     SISTEM, MEKANISME DAN PROSEDUR

4.1   LAYANAN PERPUSTAKAAN UMUM

4.1.1       Pengunjung / Anggota mendatangi Informasi Perpustakaan Umum dan mengisi Buku Tamu. Anggota baru mengajukan pembuatan KTA (Kartu Tanda Anggota) dengan persyaratan :

UMUM

· Mengisi formulir pendaftaran · Fotocopy KTP Surabaya yang masih berlaku · Bagi yang ber KTP diluar kota , mengisi Surat Pernyataan dan menyerahkan uang jaminan sebesar Rp 100.000 (Seratus Ribu Rupiah), uang jaminan dapat diambil kembali setelah yang bersangkutan berhenti menjadi anggota Perpustakaan

PELAJAR

· Mengisi formulir pendaftaran, diketahui oleh Kepala Sekolah ybs · Mengisi Surat Keterangan  ditandatangani oleh Kepala Sekolah ybs · Fotocopy Kartu Keluarga (KK) Surabaya · Bagi yang ber KK diluar Surabaya, mengisi Surat Pernyataan dan menyerahkan uang jaminan sebesar Rp 100.000 (Seratus Ribu Rupiah), uang jaminan dapat diambil kembali setelah yang bersangkutan berhenti menjadi anggota Perpustakaan

4.1.2 Setelah berkas pendaftaran lengkap, calon anggota menuju Ruang Foto dan langsung menerima Kartu Tanda Anggota dari Petugas.

4.1.3   Anggota perpustakaan menuju ruang baca  yang disediakan atau melihat katalog buku yang tersedia dalam program komputer.

Aturan peminjaman buku di Perpustakaan Umum adalah :

a.   Terdaftar sebagai anggota Perpustakaan Umum

b.   Masa peminjaman buku selama 1 (satu) minggu, maksimal pinjam 2 (dua) buah buku per anggota dan boleh diperpanjang sampai 3 (tiga) kali perpanjangan

   Keterlambatan pengembalian dikenakan sanksi denda :

·     Koleksi buku dewasa                     : Rp 500,- / buku / hari

·     Koleksi buku anak                          : Rp 200,- / buku / hari

c.    Apabila buku yang dipinjam hilang / rusak peminjam wajib mengganti dengan Buku / Subyek yang sama

4.1.4 Untuk peminjaman buku :

·     Anggota menyerahkan buku yang akan dipinjam kepada petugas

·     Petugas men-scan KTA dan Barcode buku (untuk mengetahui nomor anggota dan judul buku secara otomatis)

·     Pada Lidah Buku dituliskan Tanggal Kembali Buku

·     Pada Kartu Buku dituliskan Nomor Anggota Peminjam dan Tanggal Kembali Buku

·     Petugas mengambil Kartu Buku dan menyimpannya

4.1.5. Untuk pengembalian buku, Petugas menerima buku dari peminjam dan meletakkan Kartu Buku kembali dalam Kantong Buku. Petugas selanjutnya mengembalikan buku pada tempatnya.

4.1.6   Anggota atau pengunjung Perpustakaan Umum dapat memberikan masukan tentang jenis buku yang dibutuhkan dengan mengisi Blanko Saran dan memasukkannya ke kotak saran yang tersedia di Perpustakaan Umum

4.1.7.  Masukan pengunjung perpustakaan tentang buku yang dibutuhkan menjadi bahan (input) untuk pengadaan koleksi yang dilaksanakan oleh Sub Bidang Pengadaan dan Pengolahan Kepustakaan .

4.2    LAYANAN MOBIL PERPUSTAKAAN KELILING

4.2.1. Mobil Perpustakaan Keliling digunakan untuk mempermudah jangkauan dalam penyebaran informasi dan merupakan pelayanan untuk baca ditempat

4.2.2   Buku yang dibawa di Mobil Perpustakaan Keliling disesuaikan dengan sasaran, utamanya adalah Buku Koleksi Anak. Sasaran mobil perpustakaan Keliling:

·          sudah terjadwal, yaitu pada SD dan tempat umum.

·          Setiap bulan Kasubid Layanan Kepustakaan menyusun Jadwal Layanan Keliling beserta nama Petugas Perpustakaan yang bertanggung jawab. Jadwal ditandatangani oleh Kepala Badan.

4.2.3   Prosedur/ Mekanisme Untuk peminjaman buku pada layanan Mobil Perpustakaan Keliling :

·          Pengunjung mengisi Buku Tamu dan menuliskan judul buku untuk dibaca di tempat yang telah disediakan.

·          Setelah selesai jam pelayanan mobil perpustakaan keliling, petugas mengumpulkan kembali buku-buku yang dipinjam dan merapikan buku.

·          Pengguna jasa Mobil Perpustakaan Keliling dapat memberikan masukan tentang jenis buku yang dibutuhkan dengan mengisi Blanko Saran dan menyerahkan kepada petugas perpustakaan.

·          Masukan pengunjung perpustakaan tentang buku yang dibutuhkan menjadi bahan (input) untuk pengadaan koleksi yang dilaksanakan oleh Sub Bidang Pengadaan dan Pengolahan Kepustakaan.

                

4.3    Layanan Paket

4.3.1 Sub Bidang Layanan Kepustakaan memperoleh data calon pengguna jasa layanan paket dari Bakesbang Linmas (Badan Kesatuan Bangsa dan Perlindungan Masyarakat) kota  ......................

4.3.2.  Kasubid Layanan Kepustakaan menyusun Jadwal Layanan Paket yang memuat informasi tentang sasaran lokasi yang menjadi prioritas dan nama petugas yang bertanggung jawab. Jadwal diverifikasi oleh Kabid Informasi dan Layanan lalu ditandatangani oleh Kepala Badan.

4.3.3.  Layanan Paket :

4.3.3.1. Diperuntukkan bagi Yayasan / LSM / Organisasi Sosial (seperti Rumah Singgah, Panti Asuhan, Pondok Pesantren, dll) tertentu secara bergiliran dan pergantian koleksi secara rutin

4.3.3.2. Sasaran lokasi dipinjami buku perpustakaan sejumlah 100 buku selama 1 (satu) bulan dan secara bergiliran.

4.3.3.3. Apabila buku yang dipinjam hilang / rusak peminjam wajib mengganti dengan Buku / Subyek yang sama.

4.3.3.4. Penyerahan dan Pengembalian Buku menggunakan Berita Acara Penyerahan Buku.

4.4.   Layanan Taman Bacaan Masyarakat (TBM)

4.4.1.  Sub Bidang Layanan Kepustakaan memperoleh data target program TBM dari Bappeda

4.4.2   Pendirian TBM adalah sesuai kesepakatan antara Badan Arsip dan Perpustakaan Kota .......   bersama dengan penanggung jawab lokasi  (Balai RW / Kelurahan / Kecamatan / Rusun / Liponsos).

4.4.3.  Badan Arsip dan Perpustakaan Kota ............. mempersiapkan fasilitas, koleksi dan petugas di setiap TBM.

4.4.4.  Jam buka TBM adalah menyesuaikan dengan kondisi setempat (kecuali di Kelurahan / Kecamatan, pada jam kerja kantor).

            Untuk peminjaman buku pada layanan TBM :

·     Pengunjung mengisi Buku Tamu

·     Pengunjung memilih buku dan baca di tempat

4.4.5.  Petugas mengumpulkan kembali buku yang dipinjam dan merapikan buku.

4.4.6.            Pengunjung dapat memberikan masukan tentang jenis buku yang dibutuhkan dengan mengisi Blanko Saran dan menyerahkan kepada petugas perpustakaan.

4.4.7.  Masukan pengunjung perpustakaan tentang buku yang dibutuhkan menjadi bahan (input) untuk pengadaan koleksi yang dilaksanakan oleh Sub Bidang Pengadaan dan Pengolahan Kepustakaan.

4.4.8.  Setiap minggu Petugas TBM membuat Laporan Mingguan berisi informasi :

·     Jumlah pengunjung & Data pengunjung

·     Jumlah dan jenis koleksi yang dibaca (minat pengunjung)

·     Kondisi koleksi

·      Laporan disampaikan kepada Kasubid Layanan Kepustakaan setiap hari Senin.

4.4.9.   Kasubid Layanan Kepustakaan merekap laporan TBM, untuk dilaporkan kepada Kabid Layanan dan Informasi dan Kepala Badan Arsip dan Perpustakaan.

5        WAKTU  PENYELESAIAN :

JENIS PELAYANAN	WAKTU PENYELESAIAN
1.  Layanan Pembuatan KTA	10 (Sepuluh) menit
2.  Layanan Peminjaman  Buku perpustakaan	1 minggu dan dapat diperpanjang 2X
3.   Layanan Perpustakaan Keliling di sekolah	08.00 – 12.00 WIB
4.  Layanan Paket	1 (satu) bulan
5.  Layanan mobil perpustakaan keliling di taman 6. TBM	Sabtu dan Minggu 08.30 – 16.30 WIB Sinin – Minggu kecuali jadwal libur Jam 08.30 -16.30 WIB

       Catatan : Pelayanan diberikan setiap hari kerja dan kecuali hari libur tutup pelayanan

6.  BIAYA

6.1. Semua jenis pelayanan yang dilaksanakan oleh Bidang Layanan Perpustakaan  tidak  dipungut biaya (Gratis)

6.2  Untuk memperbanyak dokumen foto copy dikenanakan biaya sebesar biaya untuk ongkos  foto copy.

7.   Produk Pelayanan

      7.1 Produk   pelayanan  berupa memberikan informasi tentang buku-buku  perpustakaan, menyediakan tempat bacaan buku perpustakaan.

7.2  Meminjamkan buku – buku perpustakaan

7.3  Membuat Kartu Anggota Perpustakaan

7.4. Memberikan / menyalurkan bantuan sarana / prasarana perpustakaan ke Perpustakaan Sekolah, PAUD/TP PKK yang berasal dari bantuan Corporate Social Responbility (CSR).

8.  SARANA, PRASARANA DAN / ATAU FASILITAS

8.1  Komputer. & Printer

8.2  Buku Perpustakaan

8.3  Form Monitoring

8.4  Cheklis

8.5.  Foto

8.6   Rak / lemari buku

8.7.  Kursi.

8.8.  Meja Perpustakaan

8.9.  Buku catalog

8.10.Kotak Pengaduan

8.11.Buku kunjungan

9.  KOMPETENSI DAN JUMLAH PELAKSANA

PELAKSANA	JUMLAH	KOMPETENSI
1.Ka.Bidang Informasi dan Layanan 2.Ka.Sub Bid Layanan Perpustakaan 3.Staf Sub Bid  Layanan  Perpustakaan	1 Orang 1 Orang  10 Orang	Pelatihan Pustakawan yang dilaksanakan oleh Perpusnas dan Badan Perpustakaan dan Arsip Propensi
Petugas Teknis Perpustakaan	388 Orang

10   PENGAWASAN INTERNAL

10.1   Pengawasan Internal terhadap pelayanan Bidang Layanan Perpustakaan proses dan prosedur dipantau oleh coordinator Kepala Bidang Layanan Perpustakaan

10.2    Secara periodic minimal dilaksanakan setiap bulan untuk memastikan seluruh proses realisasi pelayanan dapat dikendalikan

       

11.   PENANGANAN PENGADUAN SARAN DAN MASUKAN

11.1              Menyediakan sarana pengaduan bagi  masyarakat Umum yang di Kota Surabaya

 11.2. Masyarakat yang hendak menyampaikan pengaduan harus menyampaikan indentitas diri secara jelas dan hal yang akan diadukan terkait dengan pelayanan yang dilaksanakan oleh Sub Bidang Layanan Perpustakaan

11.3  Pengaduan secara langsung ke putugas Layanan Perpustakaan akan dicatat dalam log book pengaduan masyarakat oleh petugas Layanan Perpustakaan.

11.4 Kotak saran di buka setiap hari diakhir pelayanan oleh petugas  Layanan Perpustakaan  dan apabila tidak ada pengaduan dicatat dalam log Book Pengaduan masyarakat.

11.6 Petugas Layanan  Perpustakaan setiap hari mengecek buku pengaduan yang ada dimeja informasi.  Apabila ada pengaduan terhadap pelayanan pada hari yang bersangkutan disampaikan kepada petugas Layanan Perpustakaan dan untuk selanjutnya pengaduan tersebut di catat pada Log Pengaduan Mayarakat.

11.7 Berdasarkan rekaman pengaduan pada Log Book Pengaduan masyarakat, setiap akhir bulan Kepala Bidang Informasi dan Layanan  mengecek status tindak lanjut pengaduan dan memastikan tidak ada dampak lanjutan atas hal yang diadukan oleh masyarakat.

11.8. Apabila pada log Book Pengaduan masyarakat terdapat ada 5 (Lima) topic pengaduan yang sama akan dilakukan tindakan perbaikan terhadap system pelayanan sesuai dengan prosedur Tindakan Perbaikan dan Pencegahan..